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Los patrocinadores de planes pueden pagar los gastos del plan ERISA ellos mismos o, en determinadas circunstancias, con los activos del plan. Entender qué costes se pueden cargar al plan —y qué gastos deben salir de la hucha del empleador— puede resultar complejo. Este artículo ofrece una guía para evaluar si los gastos se pueden pagar con los activos del plan y las consideraciones clave para los fiduciarios del plan sobre el uso de los activos del plan para gastos.

Marco jurídico de la ley ERISA

Según la sección 404 de la ley ERISA, los planes deben mantenerse para el beneficio exclusivo de los participantes en el plan y sus beneficiarios. Esta norma se conoce comúnmente como la «norma de beneficio exclusivo» de la ley ERISA y prohíbe a los empleadores desviar activos para su propio beneficio. Como la mayoría de las normas, existen excepciones a la norma de beneficio exclusivo, incluido el uso de los activos del plan para pagar gastos razonables del mismo. Aunque el pago de gastos por parte del plan no supone un beneficio para los participantes, está permitido en virtud de la norma de beneficio exclusivo si los gastos son razonables y están relacionados con las operaciones administrativas o fiduciarias del plan.

El Departamento de Trabajo (DOL) divide los gastos en aquellos que son de naturaleza fiduciaria o administrativa y aquellos que son funciones del «fideicomitente», es decir, los gastos incurridos como parte del papel del empleador como fideicomitente de un fideicomiso. Los gastos administrativos pueden ser pagados por el plan o por el empleador. Por otro lado, los gastos del fideicomitente deben ser pagados por el empleador y nunca deben ser pagados con los activos del plan. 

¿Qué gastos cubre el plan?

Determinar qué gastos puede pagar el plan requiere un análisis minucioso a la luz de las disposiciones de la ERISA y las directrices del Departamento de Trabajo. A continuación se muestra una tabla en la que se describen los gastos habituales y si pueden ser pagados por el plan en virtud de la ERISA.

Asignación de los gastos del plan a las cuentas de los participantes (¡Lea el documento del plan!)

Por lo general, los patrocinadores de planes tienen una considerable discrecionalidad para determinar cómo se asignarán los gastos pagaderos del plan. Sin embargo, si el documento del plan aborda cómo se asignan ciertos gastos, el administrador del plan está obligado a seguir el documento del plan. Si el documento del plan no dice nada al respecto o es ambiguo, el administrador del plan debe seleccionar el método de asignación adecuado. 

El método de asignación debe determinarse con prudencia y debe sopesar los intereses contrapuestos de las distintas clases de participantes y los efectos de los distintos métodos de asignación de gastos sobre dichos intereses. El administrador del plan no incumple su obligación de actuar en el mejor interés de los participantes del plan por el mero hecho de que el método de asignación de gastos perjudique a una clase de participantes, siempre que exista una base racional para seleccionar el método de asignación.

El método de asignación que utiliza el administrador de un plan depende en gran medida de cómo se carga el gasto al plan y del motivo del gasto. Existen tres formas principales de asignar las comisiones a un plan de contribución definida, como un plan 401(k): (i) a prorrata, (ii) per cápita o (iii) en función del uso de los participantes. 

• Método prorrateado: el método prorrateado suele ser el método de asignación más equitativo. Los gastos se asignan a las cuentas de los participantes en función del saldo de la cuenta de cada uno. Por ejemplo, si las comisiones relacionadas con la inversión se calculan en función de los saldos de las cuentas, el administrador del plan debe asignar dichas comisiones utilizando el método prorrateado.
• Método per cápita:el método per cápita, por el cual un gasto se divide de manera equitativa entre los participantes del plan, puede ser un método de asignación razonable para los gastos administrativos fijos, como las tarifas de mantenimiento de registros. Por ejemplo, si al plan se le cobra una tarifa de servicio de terceros basada en el número de participantes, sería razonable asignar esas tarifas sobre una base per cápita.
• Uso por parte de los participantes: tal y como explica el Departamento de Trabajo en el Boletín de Asistencia sobre el Terreno 2003-3, determinados gastos pueden cargarse a las cuentas individuales de los participantes en función de su uso. Por ejemplo, un plan podría cargar a las cuentas individuales de los participantes cuando el plan incurra en gastos por tramitar una retirada por dificultades económicas, préstamos a participantes, una elección de distribución o gastos relacionados con la determinación de si una orden de relaciones familiares es una orden de relaciones familiares cualificada según la ley ERISA (es decir, una QDRO). 

En particular, las regulaciones del DOL exigen que la descripción resumida del plan (SPD) incluya un resumen de cualquier disposición que pueda dar lugar a la imposición de una tasa o cargo en la cuenta de un participante, cuyo pago sea una condición para recibir las prestaciones. La SPD debe incluir una declaración que identifique las circunstancias que pueden dar lugar a la compensación o reducción de cualquier beneficio que un participante o beneficiario podría esperar razonablemente que el plan le proporcionara sobre la base de la descripción de los beneficios. Si las comisiones están sujetas a cambios, la SPD puede remitir a los participantes a otras divulgaciones de comisiones, como las divulgaciones de comisiones de inversión. Además, si el plan cobra a las cuentas individuales de los participantes por las determinaciones de QDRO, los procedimientos de QDRO y el SPD deben explicar que se cobrará a las cuentas individuales de los participantes. Para conocer otros requisitos y recomendaciones del SPD, consulte la comprobación de cumplimiento del plan 401(k) n.º 10: Palabras mágicas: mejores prácticas para los SPD de los planes 401(k).

Nota sobre el reciente litigio relativo a la cuenta de decomiso

En los últimos años, ha habido un aumento en los litigios relacionados con la forma en que los patrocinadores de planes utilizan la cuenta de pérdidas del plan. Por lo general, una cuenta de pérdidas, que incluye la parte no adquirida del saldo de la cuenta de un ex empleado después de cinco interrupciones consecutivas de un año en el servicio, puede utilizarse para pagar los gastos del plan, reducir las contribuciones del empleador o aumentar las contribuciones del empleador. El patrocinador del plan debe decidir cómo utilizar el saldo de la cuenta de confiscación antes de que finalice el año del plan en el que se produjo la confiscación o el año siguiente al año en que se produjo. 

La mayoría de los documentos del plan incluyen lenguaje que describe cómo los patrocinadores del plan pueden utilizar el saldo de la cuenta de confiscación. El documento del plan exige que las confiscaciones se utilicen de una determinada manera (por ejemplo, para compensar las cuotas del plan) o da al administrador del plan la facultad discrecional de decidir cómo se utilizará la cuenta de confiscación (por ejemplo, puede utilizarse para compensar las contribuciones del empleador o reducir las cuotas del plan). En casos recientes, los demandantes han argumentado que , cuando el documento del plan otorga discreción al administrador del plan , este incumple sus obligaciones fiduciarias en virtud de la ley ERISA cuando utiliza la cuenta de pérdidas por renuncia para compensar las contribuciones del empleador, en lugar de compensar las comisiones del plan cobradas a las cuentas de los participantes. 

Los patrocinadores del plan deben revisar los términos del documento del plan para determinar si el administrador del plan tiene la facultad discrecional de decidir cómo se utilizarán las cuentas de pérdida de derechos. Si el documento del plan otorga discrecionalidad al administrador del plan, el patrocinador del plan debe considerar la posibilidad de modificar el plan para eliminar dicha discrecionalidad y exigir al administrador del plan que utilice la cuenta de confiscación de la manera deseada. Dado que el administrador del plan debe cumplir los términos del documento del plan, existe una sólida defensa contra estas reclamaciones de cuentas de confiscación si el administrador del plan no tiene discrecionalidad.

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Comprender qué gastos del plan son pagaderos por el plan en virtud de la ley ERISA es fundamental para los administradores del plan. Es importante que, cuando los gastos sean pagaderos por el plan, el administrador del plan también tenga una base racional para el método de asignación que seleccione. Los patrocinadores del plan deben revisar cuidadosamente cómo el documento del plan aborda los gastos pagaderos por el plan, los métodos de asignación y el uso de las cuentas de pérdida de derechos. Si hay alguna ambigüedad o discrecionalidad, en particular en lo que respecta al uso de las cuentas de pérdida de derechos, los patrocinadores del plan deben considerar la posibilidad de modificar el documento del plan para mitigar los riesgos legales y proteger los intereses de los participantes.